Com a implementação gradual da Reforma Tributária, as regras para emissão de documentos fiscais passam por mudanças relevantes. A dúvida sobre quem precisa emitir nota fiscal e quais campos são obrigatórios ganha contornos novos, principalmente para pequenos negócios e profissionais autônomos. Este texto traz uma visão geral das obrigações que entram em vigor a partir de 2026.
A partir de 1º de janeiro, empresas enquadradas no Regime Regular (Lucro Real e Presumido) precisam emitir documentos fiscais eletrônicos com destaque para o IBS e a CBS. A alíquota-teste é de 1%, dividida em 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS. Em 3 de agosto, o preenchimento desses campos torna-se obrigatório em todos os documentos eletrônicos. Para quem atua com serviços digitais, como a emissão de atestado médico online, a nota fiscal é igualmente exigida e deve seguir os mesmos padrões.
Profissionais liberais e autônomos passam a ser obrigados a emitir a NFS-e pelo Emissor Nacional a partir de 1º de agosto. Empresas do Simples Nacional e MEIs não precisam destacar os novos tributos neste ano de teste, mas continuam sujeitas às regras de emissão já existentes. O descumprimento pode gerar penalidades, por isso é essencial entender o que preencher.
Visão Geral sobre Quem pode emitir e quais informações são obrigatórias?
Respondendo de forma direta: são obrigados a emitir nota fiscal todos os contribuintes que prestem serviços ou vendam mercadorias, com exceções previstas em lei. No contexto de 2026, a principal novidade está no grupo formado por profissionais liberais e autônomos, que passam a utilizar o Emissor Nacional. Já as empresas do Regime Regular devem incluir no documento os campos de IBS e CBS desde o início do ano.
Qualquer pessoa jurídica ou profissional com inscrição ativa pode emitir documento fiscal. A obrigação legal, porém, varia conforme o regime. Para auxiliar na identificação, a tabela abaixo resume as situações mais comuns:
| Regime | Obrigação de emitir NFS-e | Destaque IBS/CBS em 2026
|
|---|---|---|
| Lucro Real / Presumido | Obrigatória | Sim, desde janeiro |
| Simples Nacional | Obrigatória nas operações com pessoa jurídica; dispensada para consumidor final | Não |
| MEI | Obrigatória para pessoa jurídica; dispensada para pessoa física | Não |
| Autônomos e liberais | Obrigatória a partir de agosto | Sim, pelo Emissor Nacional |
A tabela indica um ponto importante: a dispensa do destaque dos novos tributos não elimina a obrigação de emitir nota nos casos previstos. MEIs, por exemplo, devem emitir documento para vendas a empresas. O que muda em 2026 é a ausência dos campos de IBS/CBS.
O IBS e a CBS são os novos tributos criados pela reforma. O IBS será gerido por estados e municípios, enquanto a CBS tem natureza federal. Em 2026, a alíquota-teste de 1% não representa cobrança efetiva, mas precisa aparecer no documento para que contribuintes e sistemas se adaptem à futura sistemática.
Para os autônomos, a atenção deve ser redobrada. A regra vale para quem exerce atividade de forma habitual, com ou sem inscrição municipal. O Emissor Nacional centraliza a emissão e unifica o leiaute, evitando a necessidade de credenciamento em mais de uma prefeitura.
Todo documento fiscal deve conter informações mínimas. A lista abaixo reúne os campos obrigatórios em 2026:
- Identificação completa do prestador (nome, CPF ou CNPJ e Inscrição Municipal).
- Identificação do tomador do serviço.
- Descrição detalhada da operação ou serviço prestado.
- Valor total e, quando houver, valores unitários.
- Alíquotas e valores de IBS e CBS, para os contribuintes do Regime Regular.
- Código de Situação Tributária (CST) atualizado.
- Indicação de redução de base de cálculo ou benefício fiscal, se existir.
- Data de emissão, número sequencial e código de verificação.
Esses campos não são meras formalidades. A ausência de qualquer um deles pode levar ao rejeite do documento pela administração tributária ou à aplicação de multas. A responsabilidade pelo preenchimento correto é sempre do emissor, mesmo quando a emissão é feita por um contador ou sistema terceirizado.
O passo a passo para quem emitirá NFS-e pela primeira vez no Emissor Nacional é simples, mas exige atenção:
- Acesse o portal oficial do Emissor Nacional e faça login com certificado digital ou conta gov.br.
- Cadastre os dados da atividade, como CNAE e descrição do serviço.
- Preencha os dados do tomador: CPF ou CNPJ.
- Descreva o serviço prestado, com informações claras e específicas.
- Informe o valor e, se for o caso, as alíquotas de IBS e CBS.
- Confira o CST atualizado e as possíveis reduções.
- Emita a nota e guarde o arquivo XML.
A NFS-e Municipal é emitida nos sistemas próprios de cada prefeitura. O Emissor Nacional, por sua vez, unifica o processo em um único ambiente. Para o contribuinte, a vantagem está na padronização e na redução de inconsistências. A implantação é gradual: municípios podem aderir em momentos diferentes, mas o sistema já integra as bases estaduais e municipais.
Os sistemas de gestão e os contadores precisam estar atualizados para capturar os novos campos. Softwares que não reconhecem o leiaute do Emissor Nacional ou que não calculam a alíquota de 1% podem gerar documentos inválidos. A recomendação é testar os sistemas antes do início da obrigatoriedade e capacitar a equipe fiscal.
Entre os erros mais comuns estão: informar o CST antigo, esquecer o destaque do IBS/CBS, preencher uma descrição genérica demais e misturar dados do tomador. Todos podem ser evitados com conferência dupla e uso de sistemas atualizados.
As multas variam conforme a legislação municipal e estadual. O valor pode ser calculado sobre o imposto devido ou sobre o valor da operação, e a reincidência agrava a punição. Além do impacto financeiro, a empresa fica com pendências que podem impedir certidões e contratações públicas.
A transição prevista pela reforma estabelece etapas. Em 2026, a alíquota-teste de 1% aparece nos documentos do Regime Regular. A partir de 2027, os percentuais seguem o cronograma oficial, com aumento progressivo até a plena vigência do novo sistema. A recomendação é acompanhar os comunicados oficiais para evitar surpresas.
O caminho para a conformidade em 2026 passa por entender o próprio regime tributário e manter os dados cadastrais atualizados. Para autônomos, o primeiro passo é criar o acesso ao Emissor Nacional. Para empresas, a revisão do sistema contábil e o treinamento da equipe fazem diferença. A regularidade fiscal protege o negócio e evita complicações.
